Minder overtypen, kopiëren en controleren, in de systemen die je al gebruikt.
Het meeste backofficewerk is niet moeilijk. Het gebeurt alleen elke dag met de hand.
Inkoopfacturen die regel voor regel worden ingevoerd, orders die uit mails en pdf's worden overgetypt, betalingsherinneringen die één voor één de deur uit gaan, dezelfde rapportage die elke maand opnieuw wordt gebouwd. Procesautomatisering met AI neemt dat werk van begin tot eind over: het leest de documenten, controleert ze in je systemen en boekt of zet het resultaat klaar.
We koppelen aan wat er is: Exact Online, AFAS, Odoo, SAP Business One, Microsoft Dynamics of een ander ERP, je mailbox en je gedeelde mappen. Geen nieuw systeem dat je team moet leren, en een mens houdt de regie over de uitzonderingen.
Wat je krijgt
Facturen verwerkt
Inkoopfacturen gelezen, gematcht met orders en ontvangsten, gecodeerd en klaargezet om te boeken, met de afwijkingen gemarkeerd voor een mens.
Orders ingevoerd
Orders uit mail, pdf of een portaal gelezen en ingevoerd in je ERP, met de klantafspraken toegepast en de twijfelgevallen ter controle doorgestuurd.
Mail afgehandeld
Binnenkomende mail gesorteerd, standaardvragen beantwoord of als concept klaargezet, en de rest naar de juiste persoon met de context er al bij.
Rapportages die zichzelf bouwen
De maandcijfers uit je systemen verzameld en in het format gezet dat je directie al leest.
Opvolging die niet blijft liggen
Betalingsherinneringen, ontbrekende documenten en leveranciersbevestigingen op tijd nagejaagd, in de toon van je eigen bedrijf.
Zo werken we
Eén proces in kaart
Hoe het werk nu loopt, stap voor stap, waar de tijd heen gaat en waar het misgaat. Het eerste gesprek is gratis.
Koppelen en bouwen
De koppelingen met je ERP en mailbox, de regels die je proces volgt en de afhandeling van uitzonderingen.
Parallel meedraaien
De automatisering werkt naast je team op echte gevallen, en we vergelijken de uitkomsten voordat het werk overgaat.
Het werk overnemen
Stap voor stap handelt het de routine zelf af, een mens pakt de uitzonderingen op, en we passen het aan als je proces verandert.
Wanneer het past
Het gebeurt elke dag met de hand
Iemand is wekelijks uren bezig met hetzelfde soort document overtypen, kopiëren of controleren.
De gegevens staan al in je systemen
De informatie is er, in een mailbox, een pdf of het ERP, maar iemand moet haar verplaatsen.
Fouten kosten later tijd
Een verkeerde code of een gemiste herinnering betekent extra werk, een late betaling of een ontevreden klant.
Het volume groeit
Het werk groeit harder dan het team, en mensen aannemen voor routinewerk voelt niet goed.
Vragen en antwoorden
Welke processen kun je automatiseren met AI?
Vooral backofficewerk dat regels volgt: inkoop- en verkoopfacturen, orderinvoer, mailafhandeling, betalingsherinneringen, rapportages en leveranciersopvolging. Draait een proces op documenten en systemen, dan komt het meestal in aanmerking voor procesautomatisering.
Met welke systemen koppelen jullie?
Met wat je al gebruikt: Exact Online, AFAS, Odoo, SAP Business One, Microsoft Dynamics en de meeste andere ERP- en boekhoudsystemen met een officiële koppeling, plus je mailbox en gedeelde mappen.
Wat is het verschil met klassieke automatisering?
Klassieke automatisering vraagt om perfect gestructureerde invoer. AI kan facturen, mails en pdf's lezen die er allemaal anders uitzien, en volgt toch je regels. Volstaat een simpele regel, dan gebruiken we die.
Houden we zelf de controle?
Ja. Jij bepaalt de regels en de grenzen, een mens keurt alles goed wat niet terug te draaien is, en elke actie wordt vastgelegd zodat je elk geval kunt nalopen.
Hoe snel levert procesautomatisering iets op?
Voor één afgebakend proces kan een eerste versie binnen enkele weken draaien. Hoeveel tijd het bespaart, hangt af van het volume. Wat we meten, spreken we af voordat we beginnen.