Exact Online en AFAS draaien de administratie van een groot deel van de Nederlandse en Belgische bedrijven. Allebei hebben ze AI aan hun software toegevoegd, en allebei zijn ze te koppelen aan andere systemen. De vraag die veel financieel en operationeel managers stellen, is dus praktisch: wat doet de AI in ons ERP al, en wanneer loont het om er iets bovenop te bouwen?

In dit artikel lees je wat de AI van beide leveranciers vandaag doet, waar die ophoudt en hoe je je eigen AI aan beide systemen koppelt zonder je administratie in gevaar te brengen.

Wat de AI van Exact Online doet

Exact voegt sinds 2017 AI toe aan zijn software. Op dit moment beschrijft Exact drie AI-agents in zijn bedrijfssoftware, plus een generatieve assistent:

  • Purchase Agent. Verwerkt inkoopfacturen automatisch, herkent afwijkingen en stelt de juiste grootboekrekening voor. Exact noemt zelf een nauwkeurigheid van 98%.
  • Bank Agent. Verwerkt banktransacties en koppelt betalingen aan inkoop- en verkoopfacturen en de juiste grootboekrekening.
  • Support Agent. Beantwoordt dag en nacht vragen over het gebruik van de software.
  • Exact AI Assistant. Een generatieve assistent, gelanceerd in 2024, die afwijkingen in de boekhouding signaleert en helpt bij bijvoorbeeld het voorbereiden van klantbezoeken.

Voor de boekhouding binnen Exact dekt dat een groot deel van het routinewerk. Controleer wel welke functies in jouw abonnement zitten; dat verandert in de loop van de tijd.

Wat de AI van AFAS (Jonas) doet

AFAS brengt zijn AI-functies samen onder de naam Jonas. Jonas werkt vooral binnen AFAS-workflows:

  • Jonas-automatisering analyseert de gegevens in een workflow en vult velden automatisch. In de workflow-editor bepaal je welke velden, en waarmee.
  • Jonas-assistent voert op elk gewenst moment in een workflow een prompt uit en toont het resultaat aan de gebruiker, die het kan lezen, kopiëren en er vervolgvragen over kan stellen.
  • Kleinere functies, zoals een bonnetje herkennen in AFAS Pocket, een ingesproken bericht omzetten in een taak en velden vertalen.

AFAS omschrijft zijn aanpak als AI als hulpmiddel, geen doel op zich, en zegt te werken volgens de Europese AI Act.

Waar de ingebouwde AI ophoudt

De AI van beide leveranciers is het sterkst waar het werk volledig binnen hun eigen systeem plaatsvindt en past bij waarvoor ze het hebben gemaakt. Het is niet meer genoeg als:

  • Het werk buiten het ERP begint. Een order in de tekst van een mail, een leveringsbevestiging in een leveranciersportal, een prijsafspraak in een pdf-contract. De AI in je ERP leest je inbox niet.
  • Je eigen regels gelden. Klantspecifieke prijzen, goedkeuringsroutes die per afdeling verschillen, hoe je omgaat met een deellevering. De leverancier bouwde voor de gemiddelde klant, niet voor jouw afspraken.
  • Het proces over meerdere systemen loopt. De order komt per mail binnen, de voorraad staat in een WMS, de boeking gaat in Exact of AFAS, de klant krijgt een bevestiging. De ingebouwde AI ziet één stukje.
  • Het om de operatie gaat, niet alleen om financiën. De AI in beide systemen richt zich op de administratie. Orderinvoer, planning en het nabellen van leveranciers blijven grotendeels bij jou.

Je eigen AI koppelen: zo doe je het veilig

Exact Online en AFAS zijn allebei via hun officiële koppelingen aan andere software te verbinden. Dat is ook de route voor je eigen AI-oplossing: die leest en schrijft via die koppelingen, niet via de schermen.

AFAS is zelf duidelijk over het risico. Op het klantportal waarschuwt AFAS voor een opkomst van ongeteste, niet-gecertificeerde AI-integraties, zoals MCP-servers en AI-agents die zich presenteren als "AFAS-oplossing", die gegevens kunnen wijzigen of laten uitlekken. Dezelfde voorzichtigheid geldt voor Exact Online.

Zo ziet een veilige koppeling eruit:

  1. Alleen officiële koppelingen, ingericht zoals het ERP dat voorschrijft (een app-registratie of connector, met een eigen toegangstoken). Nooit de login van een collega.
  2. Minimale rechten. De AI krijgt toegang tot precies wat het proces nodig heeft, bijvoorbeeld klanten en artikelen lezen en conceptorders aanmaken, en verder niets.
  3. Concepten vóór boekingen. De AI zet klaar, een mens boekt. Automatisch boeken alleen onder afgesproken grenzen, zodra de cijfers laten zien dat het te vertrouwen is.
  4. Een volledig logboek van alles wat de AI las en wijzigde, zowel binnen als buiten het ERP.
  5. Stoppen en terugdraaien. Trek het token in en de koppeling stopt; elke wijziging is te herleiden.
  6. Waar de gegevens heen gaan. Weet welk AI-model je administratie leest, waar het draait en of het op je gegevens traint.

Drie voorbeelden van wat een bouw toevoegt

Orders uit de mail naar Exact of AFAS. Een AI leest binnenkomende orders uit mails en pdf's, zoekt klanten en artikelnummers op, past de afgesproken prijzen toe en maakt een conceptverkooporder aan. De orderdesk keurt goed en handelt de uitzonderingen af.

Leveranciers nabellen. Een AI vergelijkt openstaande inkooporders met leveranciersbevestigingen in de inbox, past verwachte leverdata aan binnen een marge en vraagt leveranciers die niet hebben bevestigd om een reactie.

De maandafsluiting voorbereiden. Een AI verzamelt de openstaande posten die de afsluiting tegenhouden (niet-gekoppelde banktransacties, ontbrekende facturen, inkooporders zonder ontvangst), zet een lijst per eigenaar klaar en volgt op. Het boeken zelf blijft bij finance.

In alle drie de gevallen blijft het ERP de plek waar de administratie staat. De AI doet het lezen, matchen en nabellen eromheen.

Waar je begint

Gebruik eerst wat je ERP al biedt. Dekken de Purchase en Bank Agent van Exact of de Jonas-automatiseringen van AFAS een proces, dan is dat de goedkoopste route. Kijk daarna naar de processen waarin je team nog steeds informatie uit mails, pdf's of andere systemen overneemt in het ERP. Daar verdient een bouw erbovenop zich meestal het eerst terug. In een AI-agent laten bouwen lees je wat dat kost en wat je vooraf vraagt, en in AI-agents voor bedrijven staan de waarborgen uitgebreider.