Door Laas NuryGebruikt je bedrijf AI? Dan geldt er al één plicht uit de AI Act: AI-geletterdheid. Die plicht bestaat sinds februari 2025, is in juli 2026 herschreven, en sinds augustus 2026 mogen toezichthouders erop controleren.
Tegelijk is het het meest verkeerd begrepen onderdeel van de wet. Opleiders presenteren het graag als een certificaat dat elke medewerker moet halen. Dat klopt niet. Hieronder lees je wat de regel echt vraagt, waar een toezichthouder naar kijkt en hoe een middelgroot bedrijf het in een maand regelt.
Wat de wet vraagt
Artikel 4 van de AI Act verplicht aanbieders en gebruiksverantwoordelijken van AI-systemen om maatregelen te nemen die de AI-geletterdheid bevorderen van hun personeel en van anderen die namens hen met AI-systemen werken. Daarbij kijk je naar wat die mensen al weten, hun ervaring en opleiding, de context waarin de AI wordt gebruikt en de mensen die er gevolgen van ondervinden.
Meer staat er niet. De regel geldt voor elk bedrijf dat AI gebruikt, dus niet alleen voor bedrijven die AI bouwen.
Wat er in juli 2026 veranderde
In de oorspronkelijke tekst moesten bedrijven een toereikend niveau van AI-geletterdheid waarborgen. De Digital Omnibus over AI (Verordening (EU) 2026/1744, van kracht sinds eind juli 2026) maakte daar een plicht van om maatregelen te nemen die het bevorderen. Volgens de Europese Commissie blijft AI-geletterdheid een verplichting, maar hoeft er geen specifiek of "toereikend" niveau meer gehaald te worden.
Anders gezegd: van een resultaatsverplichting naar een inspanningsverplichting. De vraag is niet meer of iedere medewerker AI nu snapt, maar of je er verstandig werk van hebt gemaakt, in verhouding tot hoe je AI gebruikt.
Twee dingen bleven hetzelfde. De plicht geldt nog altijd voor elk bedrijf dat AI gebruikt. En je moet nog steeds kunnen laten zien wat je hebt gedaan.
Wie telt er mee?
Meer mensen dan je misschien denkt. De regel gaat over je eigen medewerkers en over "andere personen die namens hen AI-systemen bedienen en gebruiken". Dus ook:
- Freelancers en zzp'ers die AI gebruiken in werk voor jou.
- Uitzendkrachten en seizoenskrachten.
- Een dienstverlener die met AI een proces voor je uitvoert, zoals een uitbestede klantenservice.
Je klanten vallen er niet onder. Voor hen gelden andere delen van de wet, zoals de transparantieplichten.
Waar de toezichthouder op let
Sinds augustus 2026 houden nationale markttoezichthouders toezicht op deze plicht. In Nederland heeft de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) een centrale rol. De Europese Commissie en de AP wijzen op dezelfde vier punten:
- Je weet welke AI je gebruikt. Geen vaag "we gebruiken wat AI-tools", maar een lijst: welke systemen, wie ermee werkt en waarvoor.
- Je hebt bepaald wie wat moet weten. Een planner die met een voorspelling werkt, heeft andere kennis nodig dan een manager die op basis daarvan beslist.
- Je hebt er iets aan gedaan. Een training, instructies, gebruiksregels, uitleg zodra er een nieuwe tool komt.
- Je hebt het vastgelegd. Een certificaat is niet nodig, zegt de Commissie. Een interne vastlegging van de maatregelen is genoeg.
De AP raadt daarnaast aan om AI-geletterdheid strategisch aan te pakken, met een meerjarig actieplan. Voor een middelgroot bedrijf hoeft dat niet groter te zijn dan het plan hieronder, plus een vast moment om het bij te werken.
Een aparte boete voor artikel 4 kent de AI Act niet: sancties komen uit nationale wetgeving en moeten in verhouding staan. Realistisch gezien komt AI-geletterdheid op tafel als er iets anders misgaat, na een klacht of een incident. De vraag is dan simpel: begrepen de mensen die met dit systeem werkten wat ze deden?
Drie groepen, drie niveaus
Bij de meeste bedrijven werkt een indeling in drie groepen. Het plan hieronder is daarop gebouwd.
| Groep | Wie | Wat ze moeten weten |
|---|---|---|
| Iedereen | Alle medewerkers met toegang tot een AI-tool, ook Copilot of ChatGPT | Waarvoor de tools gebruikt mogen worden, welke gegevens er nooit in horen, dat de uitkomst fout kan zijn en gecontroleerd moet worden, en bij wie ze terechtkunnen |
| Gebruikers | Mensen die dagelijks met één AI-systeem werken: planners, de crediteurenadministratie met door AI verwerkte facturen, klantenservice met een AI-assistent | Hoe dat systeem in hun proces werkt, waar het meestal misgaat, hoe de uitzonderingen eruitzien en wanneer ze moeten ingrijpen |
| Eigenaren en beslissers | De verantwoordelijke per systeem, en managers die op de uitkomst sturen | De grenzen en risico's van het systeem, de gegevens erin, hoe de prestaties gevolgd worden en wat de AI Act voor dit gebruik vraagt |
Een bedrijf van tien mensen heeft misschien alleen de eerste groep. Neemt je bedrijf met AI beslissingen over klanten of medewerkers, dan heb je alle drie nodig, en dieper.
Het plan: 30 dagen
Week 1: breng in kaart wat je gebruikt
Begin met de lijst. Stel iedere teamleider één vraag: "Welke tools gebruiken jullie die iets automatisch doen met AI?" Kijk daarna naar de software waarvoor je al betaalt. ERP, CRM, HR, boekhouding en klantenservicesoftware krijgen steeds vaker AI-functies die standaard aanstaan.
Noteer per tool wat het is, wie ermee werkt, waarvoor, welke gegevens erin gaan en wie verantwoordelijk is. De meeste middelgrote bedrijven komen uit op vijf tot vijftien regels.
Week 2: bepaal wie wat nodig heeft
Deel iedereen in bij een of meer van de drie groepen. Schrijf per tool in twee of drie zinnen op wat de gebruikers moeten weten, zo concreet mogelijk. "De factuurtool leest bijna alles goed, maar vergist zich bij handgeschreven bedragen; facturen boven EUR 5.000 controleert altijd een collega" helpt. "Begrijp de risico's van AI" helpt niet.
Week 3: aan de slag
Voor de groep "iedereen": één korte sessie (een uur is genoeg) en een gebruiksregel van één A4. Die regel beantwoordt vier vragen. Welke tools mogen we gebruiken? Wat gaat er nooit in (persoonsgegevens van klanten, vertrouwelijke contracten, wachtwoorden)? Controleren we de uitkomst voordat we hem gebruiken? En bij wie kun je terecht?
Voor gebruikers: een rondleiding door hun eigen systeem, in hun eigen proces, met echte voorbeelden van waar het misging. Dat doet de collega die het systeem het best kent meestal beter dan een externe trainer.
Voor eigenaren en beslissers: een sessie over de grenzen van de systemen waarvoor ze verantwoordelijk zijn, en over wat de AI Act voor dat gebruik vraagt. Blijkt een systeem een hoog-risicotoepassing, dan ontdek je dat hier.
Week 4: vastleggen en bijhouden
Zet alles in één register. Een spreadsheet is prima:
| Tool | Gebruikt voor | Eigenaar | Groepen | Maatregel | Datum | Volgende check |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Microsoft Copilot | E-mail, documenten, notulen | Operationeel manager | Iedereen | Sessie + gebruiksregel | 14 okt 2026 | apr 2027 |
| Factuurverwerking (AI leest mee) | Inkoopfacturen naar het ERP | Hoofd financiën | Gebruikers, eigenaar | Rondleiding, checklist uitzonderingen | 16 okt 2026 | jan 2027 |
| Vraagvoorspelling | Wekelijkse inkoop | Supply chain lead | Gebruikers, eigenaar | Rondleiding, afspraak over ingrijpen | 17 okt 2026 | jan 2027 |
Maak het daarna onderdeel van de gewone gang van zaken. Nieuwe medewerkers krijgen de gebruiksregel in hun eerste week. Een nieuwe AI-tool komt in het register voordat hij live gaat. En twee keer per jaar loop je het register door.
Daarmee hebben de meeste bedrijven artikel 4 volledig afgedekt. Het kost een paar dagen werk, verspreid over een maand, en het meeste had je eigenlijk toch al willen regelen.
Waar het vaak misgaat
- Certificaten kopen in plaats van een lijst maken. Een certificaat zegt dat iemand een algemene cursus heeft gehaald. Het zegt niets over de vraag of je planners jouw voorspelling begrijpen. En volgens de Commissie is het niet eens nodig.
- Het bij IT neerleggen. De kennis die telt, gaat over hoe het systeem zich in het proces gedraagt: waar het faalt en hoe de uitzonderingen eruitzien. Die kennis zit bij de mensen die het proces draaien.
- De AI in bestaande software vergeten. De AI-functie die je CRM vorig kwartaal aanzette, is ook een AI-systeem waar je mensen mee werken. Die hoort op de lijst.
- Het één keer doen. Tools veranderen, mensen komen en gaan. Twee keer per jaar is genoeg, als het maar gebeurt.
Het grotere plaatje
AI-geletterdheid is één van de vier onderdelen van de AI Act die ertoe doen voor een bedrijf dat AI gebruikt. Wil je het volledige beeld, met de verboden, de transparantieplichten sinds augustus 2026 en de hoog-risicoverplichtingen die nu in december 2027 ingaan? Lees dan ons overzicht de AI Act voor bedrijven die AI gebruiken.
En laat de lijst uit week 1 zien dat er AI draait waar niemand echt eigenaar van is? Dan is dat meestal het eerste wat je moet regelen, ruim voordat een toezichthouder ernaar vraagt.
