Door Laas NuryVroeg of laat komt elk gesprek over AI bij dezelfde vraag uit: "We hebben toch al Copilot? Of ChatGPT? Waarom zouden we nog meer nodig hebben?"
Terechte vraag. En vaak is het eerlijke antwoord: voorlopig niet. Kant-en-klare assistenten zijn betaalbaar, snel uitgerold en echt bruikbaar. Alleen: ze zijn goed in één soort werk, en het werk dat een bedrijf de meeste tijd kost, is vaak van een andere soort. Hieronder zetten we de drie routes naast elkaar, en krijg je een manier om te bepalen wat jouw situatie vraagt. Wij bouwen AI op maat, lees het dus met die wetenschap. Heb je het niet nodig, dan zeggen we dat ook.
In het kort
- Doet één persoon een taak, zoals schrijven, samenvatten, zoeken, een eerste opzet maken of een bestand analyseren? Begin met Copilot of ChatGPT. Maatwerk is dan overbodig.
- Gaat het om een proces, zoals elke order, elke factuur of elke planningsronde, steeds op dezelfde manier, met jouw systemen, regels en uitzonderingen? Dan helpt een assistent de medewerker die het doet, maar neemt hij het werk niet over. Daar hoort AI op maat thuis.
- De meeste bedrijven komen uit op allebei: assistenten voor iedereen, en maatwerk voor de één of twee processen waar het volume en het geld zitten.
De drie routes
Microsoft 365 Copilot zit in Outlook, Word, Excel, Teams en de rest van Microsoft 365. Het werkt met de e-mails, chats en documenten waar de gebruiker al toegang toe heeft. Het grote voordeel: het zit waar je mensen al werken.
ChatGPT (Business of Enterprise) is een algemene assistent in een eigen venster. Sterk in schrijven en analyseren, met bestandsuploads en eigen GPT's die je team zelf kan inrichten. Het grote voordeel: het kan heel veel verschillende dingen.
AI op maat is een toepassing die voor één van jouw processen is gebouwd. Ze leest uit en schrijft in je eigen systemen (ERP, CRM, planning, je mailbox), volgt jouw regels, stuurt uitzonderingen naar de juiste persoon en draait ook als niemand een chatvenster opent. Het grote voordeel: het doet het werk, in plaats van erbij te helpen.
Naast elkaar
| Copilot | ChatGPT | AI op maat | |
|---|---|---|---|
| Sterk in | Eén persoon helpen binnen Microsoft 365 | Eén persoon helpen met allerlei tekst- en analysewerk | Eén proces van begin tot eind uitvoeren |
| Start wanneer | Iemand erom vraagt | Iemand erom vraagt | Er iets binnenkomt: een e-mail, een order, een datum |
| Koppeling met je systemen | Microsoft 365; andere systemen via koppelingen | Via uploads, koppelingen en eigen GPT's | Ingebouwd: leest en schrijft waar het werk gebeurt |
| Jouw regels en uitzonderingen | In de prompt, elke keer opnieuw | In de prompt of in de instructies van een eigen GPT | Ingebouwd, getest, elke keer hetzelfde |
| Data | Binnen de servicegrens van Microsoft 365, niet gebruikt voor training | Zakelijke abonnementen: niet gebruikt voor training | Waar jij wilt, ook uitsluitend in de EU |
| Kosten | Licentie per gebruiker per maand (ca. EUR 20 tot 30 in 2026, plus een Microsoft 365-licentie) | Licentie per gebruiker per maand (ca. EUR 20 tot 30 in 2026) | Een project, daarna vaste maandelijkse kosten |
| Aan de slag in | Dagen | Dagen | Weken, voor een goed afgebakend proces |
| Grens | Alles buiten Microsoft 365, en werk dat zonder mens moet draaien | Alles wat betrouwbaar in je systemen moet schrijven | Werk dat te wisselend is om vast te leggen: dat blijft bij mensen en assistenten |
Wanneer Copilot of ChatGPT genoeg is
Blijf bij een assistent, en investeer in goede afspraken en training, als:
- Het werk steeds anders is en om een eigen oordeel vraagt: een voorstel, een beleidsnotitie, een analyse voor de directie.
- Eén persoon het af en toe doet en het resultaat sowieso nakijkt.
- Er niets automatisch in een systeem terug hoeft.
- Het om kleine aantallen gaat. Voor tien documenten per week richt je geen proces in.
Voor dit werk kost maatwerk meer dan het oplevert. Koop licenties voor de mensen die ze echt gaan gebruiken (niet voor iedereen) en trek een dag uit om samen af te spreken hoe je ermee werkt.
Wanneer je AI op maat nodig hebt
Op deze signalen letten wij. Twee of drie tegelijk geven meestal de doorslag:
- Het is een proces, geen persoon. Hetzelfde soort werk komt steeds opnieuw binnen: orders, facturen, claims, leveringswijzigingen, planningsverzoeken.
- Het speelt zich af in je systemen. Het werk is pas klaar als er iets in het ERP is geboekt, in het CRM is bijgewerkt of in de planning is aangepast. Niet als er een tekst ligt.
- Er gelden regels en uitzonderingen. Klantspecifieke prijzen, goedkeuringsgrenzen, wat je doet als een artikelnummer niet bestaat. Een assistent moet je dat elke keer vertellen. Maatwerk weet het gewoon.
- Niemand zou het hoeven te starten. Het moet draaien zodra de e-mail om 06.40 uur binnenkomt, niet pas als iemand een chat opent.
- Je moet achteraf kunnen aantonen wat er gebeurde. Wat las de AI, wat besliste hij, wat veranderde hij, en wie keurde het goed?
- Je kunt meten of het klopt. Je kunt nagaan of een order goed is geboekt. Dus kun je testen voordat je live gaat, en daarna blijven volgen.
De tussenweg: zelf assistenten bouwen
Agents in Copilot Studio en eigen GPT's zitten ertussenin. Je team richt zelf een assistent in, met instructies, kennisbestanden en soms koppelingen met andere systemen.
Dat is een goede manier om te leren, en prima voor eenvoudige, afgebakende taken, zoals een assistent die vragen over het personeelshandboek beantwoordt. Het wordt lastig als die assistent betrouwbaar in bedrijfssystemen moet schrijven, uitzonderingen moet afhandelen, alles moet vastleggen en moet blijven werken als de collega die hem bouwde vertrekt. Daar lopen de meeste zelfgebouwde assistenten op vast. Niet bij de demo, maar in maand drie.
De kosten die je makkelijk vergeet
Bij Copilot: het laat gebruikers alles zien waar ze toegang toe hebben. In veel bedrijven zijn dat ook mappen die nooit zo breed gedeeld hadden mogen worden. Rechten opschonen vóór een brede uitrol is echt werk, en een veelgehoorde reden dat uitrols worden stilgelegd.
Bij ChatGPT: de tijd die in prompts schrijven en herschrijven gaat, en al het kopiëren en plakken tussen de chat en je systemen. Moet een taak twintig keer per dag geplakt worden, dan zit daar de rekening.
Bij AI op maat: de doorlopende kosten en het onderhoud. Een maatwerktoepassing is een stukje van je organisatie dat een eigenaar nodig heeft, bewaakt moet worden en af en toe aangepast als je proces verandert. Neem dat vanaf het begin mee in het budget, anders gaat de kwaliteit ongemerkt achteruit.
Een voorbeeld: orderinvoer bij een groothandel
Stel: een groothandel krijgt een paar honderd orders per week binnen per e-mail, als pdf, als spreadsheet of gewoon in de tekst van de mail. De orderdesk typt ze over in het ERP.
- ChatGPT zet een order om in een nette lijst als iemand hem erin plakt. Handig, maar die collega blijft plakken, controleren en overtypen.
- Copilot vat de orderinbox samen en stelt antwoorden op. Handig, maar het boeken blijft handwerk.
- AI op maat leest elke order zodra hij binnenkomt, zoekt klant en artikelnummers op in het ERP, past de afgesproken klantprijzen toe en zet de order klaar in het ERP. Alleen de uitzonderingen komen bij een mens terecht: het onbekende artikel, de prijs die niet klopt, de leverdatum die niet haalbaar is.
Met de eerste twee wordt de orderdesk wat sneller. Met de derde verandert wat de orderdesk de hele dag doet. Daar draait de hele beslissing om.
Zes vragen om te beslissen
- Is het een taak van één persoon, of een proces dat zich herhaalt?
- Is het werk klaar als er een tekst ligt, of als er iets in een systeem verandert?
- Hoe vaak per week gebeurt het?
- Wat zijn de regels en de uitzonderingen, en kun je ze opschrijven?
- Moet iemand later kunnen aantonen wat er is besloten, en waarom?
- Wat kost een fout?
Luiden je antwoorden "één persoon, een tekst, af en toe, weinig regels, nee, weinig"? Kies dan voor de assistent. Wijzen ze de andere kant op, dan is het de moeite waard om naar AI op maat te kijken.
Eén kanttekening over de regels
Bouw je een AI-systeem en neem je het onder je eigen naam in gebruik, dan ben je daarvan de aanbieder onder de AI Act. Voor het meeste operationele werk, zoals orders, facturen en planning, betekent dat weinig extra, want dat zijn geen hoog-risicotoepassingen. Het weegt zwaarder als het proces over mensen beslist. In ons overzicht van de AI Act voor bedrijven die AI gebruiken lees je hoe dat zit.
