Door Laas NuryVoordat een bedrijf geld uitgeeft aan AI, levert één vraag het meeste op: is dit proces er eigenlijk klaar voor? De meeste mislukte AI-projecten strandden niet op de techniek. Ze strandden op een proces dat niemand kon beschrijven, data die niemand vertrouwde, een systeem waar niemand aan kon koppelen, of een team dat er niet bij betrokken was.
Deze zelftest kost ongeveer twintig minuten per proces. Beantwoord twaalf vragen, tel de score op, en je weet of je nu kunt beginnen, wat je eerst moet oplossen, of dat dit proces beter kan wachten.
Zo gebruik je de scan
Kies één proces, niet het hele bedrijf. Bijvoorbeeld: inkoopfacturen verwerken, binnenkomende orders afhandelen, leveringen plannen, klantvragen over orders beantwoorden. Geef daarna elke vraag een score:
- 0 = nee, of dat weten we niet
- 1 = gedeeltelijk
- 2 = ja
Wees eerlijk, en beantwoord de vragen bij voorkeur samen met degene die het proces dagelijks draait, niet alleen met de manager.
Het proces
1. Kun je het proces in stappen beschrijven, inclusief wie wat doet? Bestaat het proces alleen in de hoofden van mensen, dan kan een AI het niet volgen. Een beschrijving van één A4 is genoeg.
2. Ken je de regels en de meest voorkomende uitzonderingen? Welke gevallen lopen anders, en waarom? Op de uitzonderingen slaagt of strandt een AI-project.
3. Komt het vaak genoeg voor om ertoe te doen? Tientallen of honderden keren per week: 2 punten. Een paar keer per maand: 0 punten. Dat werk laat je beter bij een mens met een goede assistent.
De data
4. Is de informatie die het proces nodig heeft digitaal beschikbaar? Mails, pdf's en records in een systeem tellen allemaal mee. Papier dat niemand scant niet.
5. Heb je voorbeelden van afgehandelde gevallen waarvan je de juiste uitkomst kent? Een paar honderd gevallen is genoeg om een AI tegen te testen. Zonder zulke voorbeelden kan niemand zeggen of het werkt.
6. Vertrouwen mensen de data in de betrokken systemen? Houdt het team een eigen spreadsheet bij omdat het ERP niet klopt? Los dat dan eerst op, of neem die kennis op in de regels.
De systemen
7. Kunnen de betrokken systemen gekoppeld worden? Een API of standaardkoppeling: 2 punten. Een systeem dat alleen via de schermen bereikbaar is: 1 punt. Een systeem waar niemand aan mag komen: 0 punten.
8. Is er een testomgeving, of een veilige manier om dingen uit te proberen? Op de achtergrond beginnen (de AI doet voorstellen, een mens beslist) telt ook als veilige manier.
9. Is duidelijk waar de gegevens verwerkt mogen worden? Alleen in de EU, op je eigen servers, of overal met het juiste contract? Weet niemand het, zoek het dan uit voordat je een oplossing kiest.
Mensen en afspraken
10. Is er één persoon die eigenaar is van het proces en kan beslissen? Iemand die kan zeggen "zo gaan we met die uitzondering om", zonder daar een vergadering voor te beleggen.
11. Wil het team dat het proces draait dit ook? Niet "zijn ze op de hoogte gebracht", maar zien ze wat het hun uit handen neemt? Hun steun bepaalt of het gebruikt wordt.
12. Is duidelijk of het om beslissingen over mensen of om gevoelige gegevens gaat? Beslist het proces over sollicitanten, medewerkers, krediet of verzekeringen, dan is het waarschijnlijk een hoog-risicotoepassing onder de AI Act, met extra verplichtingen. Als je dat vooraf weet, verandert het plan.
Je score
| Score | Wat het betekent | Wat je doet |
|---|---|---|
| 19 tot 24 | Klaar | Begin. Bouw de eerste versie voor productie, niet als demo, en laat hem eerst op de achtergrond meedraaien. |
| 12 tot 18 | Klaar, met wat werk | Los eerst de vragen op die 0 scoorden. Meestal zijn dat de uitzonderingen (2), de testgevallen (5) of de eigenaar (10). Dat is vaak een kwestie van weken, niet van maanden. |
| 0 tot 11 | Nog niet | Kies een ander proces, of maak van dit proces het voorbereidingsproject: beschrijf het, maak de benodigde data op orde, wijs een eigenaar aan. Doe daarna de scan opnieuw. |
Een lage score is geen oordeel over het bedrijf. De meeste bedrijven hebben een paar processen die hoog scoren en veel die laag scoren. Het gaat erom dat je met het juiste begint.
De vragen die het zwaarst wegen
Heb je maar tijd voor drie? Stel dan deze:
- Vraag 2 (de uitzonderingen). Elk AI-project dat vastloopt, loopt hier vast.
- Vraag 5 (afgehandelde gevallen met een bekende uitkomst). Zonder deze kun je niet aantonen dat het werkt.
- Vraag 10 (één eigenaar). Zonder eigenaar beslist niemand, en gaat er niets live.
Na de scan
Scoort een proces goed, dan is het een kandidaat voor een eerste bouw. Lees voordat je begint van AI-pilot naar productie: daarin staat hoe je de eerste versie zo opzet dat die ook echt live gaat. En twijfel je nog of een kant-en-klare assistent volstaat, dan helpt Copilot, ChatGPT of AI op maat je bij die keuze.
Wil je een second opinion op je score? Stuur ons het proces en je antwoorden. Het eerste gesprek is gratis.
