AI-beleid opstellen voor je bedrijf (met gratis template)

De meeste bedrijven gebruiken al AI, of ze dat nu bewust besloten hebben of niet. Iemand schrijft klantmails met ChatGPT, het CRM zette vorig kwartaal een AI-functie aan, en de financiële afdeling probeerde een tool die facturen uitleest. Met een AI-beleid maak je daar iets van waar je achter kunt staan: welke AI je gebruikt, wat erin mag, wie de uitkomst controleert en bij wie je terechtkunt.

In dit artikel lees je wat een goed AI-beleid regelt, wat je beter weglaat en hoe je het invoert zodat mensen er ook echt mee werken. Onderaan kun je ons template van twee pagina's downloaden, in het Nederlands en in het Engels.

Waarom een bedrijf een AI-beleid nodig heeft

Er is geen wet die om een document met die naam vraagt. Toch zijn er drie goede redenen:

• De AI-geletterdheidsplicht uit de AI Act. Elk bedrijf dat AI gebruikt, moet zorgen dat de mensen die ermee werken begrijpen wat ze doen, en moet kunnen laten zien welke maatregelen het nam. Een beleid met een korte introductie vormt daarvan de kern. We gaan er uitgebreid op in in AI-geletterdheid: wat de AI Act van je bedrijf vraagt.
• Persoonsgegevens en vertrouwelijkheid. Onder de AVG moet je weten waar persoonsgegevens terechtkomen. Het grootste risico in de praktijk is niet de AI zelf, maar een collega die een klantdossier in een gratis tool plakt.
• Duidelijkheid voor je mensen. De meeste medewerkers willen AI goed gebruiken en weten niet precies wat mag. Een beleid neemt dat giswerk weg.

Wat een goed AI-beleid regelt

Tien korte onderdelen zijn genoeg. Elk onderdeel beantwoordt één vraag die een collega kan hebben:

1. Waarom dit beleid er is en voor wie het geldt. Ook voor freelancers, uitzendkrachten en leveranciers die namens jou AI gebruiken.
2. Wie verantwoordelijk is. Eén eigenaar van het beleid, één eigenaar per tool, één adres voor vragen.
3. Welke AI-tools gebruikt mogen worden. Bij naam genoemd, met waarvoor ze dienen. Privé- en gratis accounts zijn niet voor werk.
4. Wat er nooit in een AI-tool gaat. Persoonsgegevens (tenzij de tool daarvoor is goedgekeurd), vertrouwelijke informatie, wachtwoorden.
5. Een mens controleert de uitkomst. Wie een AI-uitkomst gebruikt, is er verantwoordelijk voor. Geen beslissingen over mensen zonder goedkeuring.
6. Open zijn over AI. Klanten weten wanneer ze met AI praten; echt ogende AI-beelden en -video's worden als zodanig vermeld als je ze publiceert.
7. Hoe een nieuwe tool erbij komt. Eerst vragen, en vóór gebruik vastleggen in het register.
8. Hoe mensen leren ermee te werken. Een introductie in de eerste week, en uitleg per tool voor wie er dagelijks mee werkt.
9. Wat je doet als er iets misgaat. Direct melden; melden is altijd goed.
10. Wanneer het beleid wordt geëvalueerd. Minstens twee keer per jaar.

Wat je beter weglaat

• De techniek. Namen van modellen, hoe neurale netwerken werken, de geschiedenis van AI. Niets daarvan helpt iemand te beslissen of een contract in een chatvenster mag.
• Regels waar niemand zich aan kan houden. "AI mag alleen voor goedgekeurde doeleinden worden ingezet na een risicoanalyse" klinkt verantwoord en wordt genegeerd. Noem liever de tools en waarvoor ze dienen.
• De volledige lijst met tools in het beleid zelf. Die hoort in een apart register. Tools veranderen om de paar maanden, de regels niet.
• Gekopieerde wetteksten uit de AI Act. Verwijs ernaar, plak ze niet in je beleid. Een beleid is er voor de mensen die het werk doen.

Het register naast het beleid

Het beleid bevat de regels, het register de feiten. Eén spreadsheet met een regel per AI-tool:

Samen vormen beleid en register ook het grootste deel van je bewijs voor de AI-geletterdheidsplicht.

Zo voer je het in, zodat mensen zich eraan houden

Een beleid dat per mail wordt rondgestuurd, lezen een paar mensen en onthoudt niemand. Wat wel werkt:

• Een halfuur per team, op locatie of online. Loop de vier regels door die er het meest toe doen: welke tools, wat er nooit in gaat, uitkomsten controleren, bij wie je terechtkunt.
• Echte voorbeelden uit je eigen werk. "Mag ik dit leverancierscontract in Copilot plakken om het samen te vatten?" opent een beter gesprek dan welke slide ook.
• Eerst een goedgekeurd alternatief, dan pas een verbod. Gebruiken mensen nu de gratis ChatGPT? Geef ze dan een zakelijke versie op de dag dat je vraagt ermee te stoppen.
• Iemand met een naam bij wie je vragen kunt stellen, en die ook antwoordt. De eerste weken komen er veel vragen. Dat is een goed teken.
• Nieuwe collega's krijgen het in week één, als onderdeel van de gewone introductie.

Waar het vaak misgaat

• Alles verbieden. Het AI-gebruik verhuist naar privételefoons, uit het zicht en buiten je invloed.
• Een document van twintig pagina's. Niemand leest het, dus het beschermt niemand.
• Een template overnemen zonder je eigen tools in te vullen. Een beleid zonder tools is een intentieverklaring, geen beleid.
• Geen eigenaar. Zonder één persoon die het register bijhoudt, is het beleid binnen een kwartaal verouderd.
• De AI in bestaande software vergeten. De AI-functie in je CRM, ERP of HR-systeem telt ook mee. Die hoort in het register.

Download het template

Ons template behandelt de tien onderdelen hierboven in twee pagina's. Alles wat je moet invullen, staat tussen vierkante haken. Schrap wat niet voor jou geldt, vul je eigen tools in en houd het kort.

• AI-beleid template (Nederlands, Word)
• AI policy template (Engels, Word)

Het is een startpunt, geen juridisch advies. Gebruik je AI om over mensen te beslissen, bijvoorbeeld bij werving of kredietverlening, dan vraagt de AI Act meer dan een beleid kan afdekken. Lees dan ons overzicht van de AI Act voor bedrijven die AI gebruiken, en laat het specifieke gebruik toetsen.